Preguntas Frecuentes

Clarificando tus preguntas: Guía esencial para entender el Gobierno de Datos en la USM.

Gobierno de Datos

¿Qué es el Gobierno de Datos?

El Gobierno de Datos consiste en el conjunto de procesos, políticas, estructuras organizativas y tecnologías necesarias para gestionar de manera efectiva los datos de una organización.

Según DAMA-DMBoK, marco de referencia en la especialidad, la gestión de los datos comprende 11 áreas del conocimiento, en donde el gobierno de datos se ubica en el centro de las operaciones de datos de la organización, coordinando y articulando las distintas áreas e iniciativas.

El principal objetivo del Gobierno de Datos es garantizar la calidad, trazabilidad, interoperabilidad, seguridad, unicidad y auditabilidad de los datos. Esto significa que no solo se busca garantizar que los datos sean precisos y confiables, sino también que puedan ser rastreados a lo largo de su ciclo de vida, compartidos de manera segura y eficiente entre sistemas y organizaciones, protegidos contra accesos no autorizados o usos indebidos, y auditados para asegurar su cumplimiento con las normativas y políticas internas y externas pertinentes.

¿La USM cuenta con un área de Gobierno de Datos?
Sí, desde el 2023 la USM cuenta con un área de Gobierno de Datos, que depende de la Dirección de Transformación Digital, y es liderada por el Jefe de Gobierno de Datos Institucional.

Los objetivos específicos de esta área son:

  • Mejorar la calidad de los datos institucionales, aspecto esencial para la toma de decisiones académicas, administrativas y financieras.
  • Garantizar el cumplimiento normativo en la privacidad y seguridad de los datos, en conformidad de la legislación vigente en Chile y los estándares internacionales.
  • Aumentar la eficiencia de los procesos del ciclo de vida de los datos, desde su recolección o creación hasta su archivo histórico o destrucción.
  • Cautelar la consistencia de la información comunicada, considerando a las entidades internas y externas a la institución, tales como CNA, SIES, CNED y Contraloría General de la República.
    • ¿Cómo se está implementando el Gobierno de Datos en la USM?

    La USM diseñó un Plan de Gobierno de Datos con colaboración multidisciplinaria, que involucró a diferentes actores internos y externos. En este plan se delineó cómo abordar de manera sistemática la gestión de datos en la institución, considerando 5 dimensiones:

  • Diagnóstico. Evaluar la madurez institucional en la gestión de datos, comprender los requerimientos y necesidades específicas de la institución, e identificar las oportunidades de mejoras en los procesos actuales.
  • Políticas de gestión de datos. Establecer e implementar políticas, estándares y roles para una gestión eficiente del ciclo de vida de los datos, garantizando su calidad y seguridad.
  • Catálogo de datos. Organizar y clasificar los datos de la institución por medio de un catálogo que facilite la comprensión de su contenido, y un datawarehouse que consolide los datos de los diferentes sistemas de información.
  • Reportería en línea. Promover la creación y utilización de reportes en línea para apoyar la toma de decisiones estratégicas, así como para el monitoreo y evaluación de la calidad de los datos.
  • Entrenamiento a la comunidad. Impulsar una cultura que considere el tratamiento de los datos como un activo estratégico para la institución, desarrollando capacidades técnicas en las unidades académicas y administrativas para la gestión y visualización de los datos.
    • ¿Existen políticas de datos en la USM?

    Sí, en noviembre del 2023, el Consejo Superior aprobó las Políticas Generales de Datos que establecen la declaración institucional y el compromiso de la Universidad para garantizar una adecuada gestión de la seguridad, privacidad y gobierno de los datos, incorporando, además, los lineamientos para su implementación.

    Políticas Generales de Datos

    1. Política General de Seguridad de la Información
    2. Política General de Privacidad y Uso de Datos Personales
    3. Política General de Gobierno de Datos
     
    El detalle de cada política se encuentra disponible en este enlace.
    ¿Con quién debo ponerme en contacto ante dudas, observaciones o recomendaciones?

    Le invitamos a tomar contacto al correo gobierno.datos@usm.cl con el área de Gobierno de Datos de la Dirección de Transformación Digital, que lidera el Jefe de Gobierno de Datos Institucional.

    Privacidad de Datos

    ¿Qué es un dato personal?
    Cualquier información vinculada o referida a personas naturales, identificadas o identificables. Ejemplo de datos personales son: nombre, fotografías, Rut, correo electrónico, teléfono, calificaciones académicas y remuneración. El tratamiento de los datos personales se encuentra regulado en Chile por la Ley 19.628, y dentro de la Universidad por la Política General de Privacidad y Uso de Datos Personales.
    ¿Qué es un dato sensible?
    Es una categoría de datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como hábitos personales, origen racial, ideologías y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas, estado de salud y vida sexual.
    ¿Está permitido publicar listados de titulados/as o graduados/as en sitios web o redes sociales?
    Los títulos y grados de nuestros exalumnos/as son datos personales que, además, tienen una particular importancia para la institución. En tal entendido, es relevante que la gestión de estos se realice de manera centralizada, por parte de la Secretaría General, a fin de velar de que la información sea fidedigna y se encuentra actualizada. Por lo tanto, se debe evitar compartir nóminas de graduados o titulados en sitios web o redes sociales, por constituir aquello un riesgo en el tratamiento de datos personales y en la completitud de información.
    ¿Está permitido publicar información de los exámenes de titulación o graduación?
    De acuerdo al artículo 52 del Reglamento General N°1, Régimen Curricular, los exámenes de titulación o graduación son de carácter público, por lo que es apta la difusión de estos eventos, incluyendo datos tales como el nombre del candidato, el título o grado al que opta, y la fecha y lugar en donde se realizará. Sin embargo, si se desea publicar información complementaria, como la nota de examen, y/o fotografías del/la estudiante en sitios web o redes sociales, se debe resguardar la privacidad del/la estudiante, por lo que se recomienda obtener su consentimiento. Este puede ser incorporado dentro del proceso de gestión de cada departamento, mediante una simple aceptación vía correo electrónico u otro medio en que indique la autorización.

    Reportería Institucional

    Si requiero acceder a un dato ¿Con quién debo contactarme?

    La USM cuenta con herramientas de reportería, como Argos y Power BI, para disponibilizar hacia la comunidad y sus respectivas áreas, datos e información de carácter institucional, que son custodiados por la Dirección de Datos, liderada por el Director de Datos.

    Si requiere solicitar la creación de un reporte en línea, el acceso a un reporte existente, o un set de datos para abordar una necesidad específica, puede hacerlo a través de la Mesa de Servicios 360.

    Ruta: Mesa de Servicios DGT ➜ Reportería

    Es importante que tenga en consideración que todo acceso a la información se realiza bajo el marco de la Política General de Privacidad y Uso de Datos Personales, por lo que de ser aplicable se evaluará la pertinencia del requerimiento con la unidad responsable del dato.

    En caso de que la información solicitada no se encuentre custodiada por la Dirección de Datos, se le derivará a la unidad respectiva.

    Si requiero una licencia de Power BI ¿Con quién debo contactarme?

    La aplicación de escritorio de Power BI, que permite la generación de reportes, es gratuita. Sin embargo, se requiere la licencia Power BI Pro para visualizar reportes desde la versión web. Si necesita esta herramienta para su quehacer dentro de la unidad, puede solicitar una licencia a través de la Mesa de Servicios 360 indicando la cuenta a que deberá ser asociada y el uso previsto.

    Ruta: Mesa de Servicios DGT ➜  Software y Aplicaciones Institucionales